Styreinstruks

Styret har fastsatt styreinstruks for styrets arbeid, saksbehandling og instruks for styreleders særlige ansvar og oppgaver. Denne instruksjon er kompletterende til Stavanger Karateklubbs vedtekter. Der det er ulikheter vil klubbens lover og statuetter ha presedens.

Styret er idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene, det vil si at det idrettslaget er ansvarlig for - er styret ansvarlig for.

Styret har et felles ansvar, det vil si at ingen har større myndighet enn øvrige styremedlemmer. Møteleders stemme er avgjørende dersom det er stemmelikhet.

1. Styrets ansvar og oppgaver

Idrettslagets vedtekter definerer styrets ansvar og oppgaver slik:

" Idrettslaget ledes og forpliktes av styret som representerer idrettslaget utad. Styret er idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene."

Styret skal:

a) Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak.

b) Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsvarlig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnet organisasjonsledd. Styret skal sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen, samt en forsvarlig økonomistyring.

c) Sørge for at klubben søker på tilgjengelige offentlige midler og være proaktiv for å skaffe inntekter gjennom andre private og/eller private ordninger som banker og andre institusjoner.

d) Oppnevne komiteer/utvalg og utarbeide mandat/instrukser samt oppfølging av disse.

e) Representere idrettslaget utad.

f) Oppnevne ansvarlig for politiattestordningen.

g) Oppnevne ansvarlig for barneidrett

h) Oppnevne representanter til årsmøter/ting ved Årsmøte i idrettslaget.

i) Rapportere organisasjonsdata i samsvar med krav fastsatt av Idrettsstyret og NIF.

j) Styret er idrettslagets øverste utøvende myndighet, styrer idrettslagets virksomhet på overordnet nivå og er ansvarlig for den daglige drift. Styret er pålagt å følge de direktiver samt valg fastsatt ved årsmøter.

k) Utover dette skal styret

a. utøve klubbens arbeidsgiveransvar, dersom det er aktuelt..

b. sørge for tilfredsstillende organisering av klubbens virksomhet gjennom utvalg/grupper etc.

c. gi særskilte fullmakter knyttet til funksjoner/tillitsverv, stillinger eller saksområder.

2. Mer om styrets oppgaver

Det er naturlig å presisere styrets oppgaver noe, bl.a. for å avgrense styrets oppgaver i forhold til utvalgenes/gruppenes oppgaver.

Styret skal:

a) Forvalte idrettslagets samtlige ressurser.

b) Føre kontroll over idrettslagets virksomhet.

c) Fastsette strategi, overordnede målsettinger og retningslinjer.

d) Vedta overordnede planer, budsjetter og investeringer.

e) Sørge for forsvarlig organisering av idrettslaget og fastsette rammer for organisasjonsstruktur, samt godkjenne vesentlige endringer i denne. Dette i samsvar med NIF regelverk og evt. Råd fra kontrollkomiteen.

f) Påse at arbeidet med strategiske mål blir iverksatt på en tilfredsstillende måte både i styret og utvalg/grupper.

g) Utarbeide regnskapsrapporter på jevnlig basis, og holde lederne for utvalg/grupper informert om økonomistatus. Styret utarbeider videre budsjettforslag til årsmøtet, i samarbeid med ledere for utvalg/grupper.

h) Påse at virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll, herunder utarbeide attestasjons- og anvisningsreglement for innkjøp og sørge for at disse følges.

i) Iverksette de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver.

j) Behandle saker som etter lov eller praksis krever styrebehandling, herunder behandle saker av prinsipiell betydning.

k) Sørge for at styrets beslutninger iverksettes og arbeide med de prioriterte sakene som styret til enhver tid har spesifisert og som er dokumentert i styreprotokollene.

l) Avgi årsberetning og fastsette revidert resultatregnskap og balanse med forslag til bruk av overskudd og dekning av evt. årsunderskudd.

m) Sørge for at idrettslagets vedtekter følges, og er løpende oppdatert i henhold til gjeldende lov norm vedtatt av Idrett styret samt NIFs regelverk.

n) Informere instruktører, tillitsvalgte og klubbens medlemmer om styrets beslutninger.

o) Ansette og evt. avsette daglig leder dersom det er aktuelt.

p) Vedta treningstider i samarbeid med respektive utvalg i henhold til instruks og følge opp at disse utnyttes best mulig herunder eventuelt delta på møter med Idrettsrådet/andre om dette. TK (Teknisk Komite) har et særskilt ansvar for timeplaner, treningssamlinger, kompetanse hevende tiltak for alle sportslige aktiviteter (Karate-Do og Sports karate (Kumite og Kata) etc.

q) Ansvarlig for gjennomføring av Rent Idrettslag. (anti doping og sertifiserings etc.)

r) Drift og oppfølging av henvendelser om bruk av Dojo. TK tar overordnet ansvar for bruk av treningslokalene samt fordeling av partier etc. for disse. Innstillinger og anbefalinger av bruksområder samt timeplaner vedtas av styret basert på TK innstilling. Styret har det absolutte ansvar med hensyn til økonomiske betingelser og ansvar.

s) Etablere og drifte klubbens dokumentstyringssystem og sosiale mediekanaler.

t) Sørge for opplæring av nye styre- og utvalgsmedlemmer i klubbens datasystemer og instrukser.

3. Styrets roller og ansvar.

3.1 Styreleders rolle og ansvar.

Styrets leder har ansvaret for å koordinere og lede styrets arbeid. Styrets leder skal:

a) Representere idrettslaget utad

b) Innkalle til styremøter, herunder sette agenda for møtet

c) Anviser kostnader for styrets administrasjons- og felleskostnader.

d) Sørge for at alle aktuelle saker som hører inn under styret blir behandlet til hensiktsmessig tid

e) Være ansvarlig for å lede styremøtene

f) Foreslå en årlig styremøtekalender som fastsettes av styret

g) Sørge for innkalling til årsmøtet i tråd med idrettslagets vedtekter

h) Sørge for utarbeidelse av styrets årsberetning

i) Være ansvarlig for løpende protokolloppdatering, herunder organisering av referatførsel og distribusjon av protokoll i etterkant av møte.

j) Attestering av kostnader i henhold til idrettslagets attestasjonsreglement.

k) Sammen med styret arbeide for å øke inntektene til idrettslaget.

l) Det påhviler i tillegg styrets leder i særlig stor grad å representere idrettslaget utad på de samfunnsarenaer som til enhver tid vurderes nødvendig for idrettslagets fortsatt positive utvikling og omdømme.

m) Leder kan ved behob delegere, fordele oppgaver samt ansvar der det er hensiktsmessig for effektiv klubbdrift samt ikke bryter med NIF regelverk.

3.2 Nestleders roller og ansvar

a) Leders stedfortreder

b) Avlaste leder innen leders ansvarsområder.

c) Anviser kostnader for styrets administrasjons- og felleskostnader.

d) Sammen med styret arbeide for å øke inntektene til idrettslaget.

e) Ansvar for dokumentstyringskontroll samt overordnet oppfølgingsansvar for IT bruk.

3.3 Styremedlemmers roller og ansvar

Styret i klubben skal ha ett fast styremedlem fra Teknisk Komite i idrettslaget. TK velger hvert år representanten som skal delta på styremøter etc.

TK representant representerer TK samt er bindeledd mellom styret og TK med hensyn til gruppens oppgaver og styrets delegering innen oppgaver TK er gitt til enhver tid.

Andre styremedlemmer vil ha roller innen funksjonelle områder som kasserer, sekretær, prosjektledere, aktivitetsledere og særskilte oppgaver til oppfølging av styrevedtak etc.

a) Representere styret og handle til klubbens beste i beslutninger gjort av styret.

b) Kommunisere og sørge for gjennomføring av styrebeslutninger i egne utvalg.

c) Sørge for tilstrekkelig saksunderlag når saker fremmes for styrebeslutning.

d) Gi innspill til budsjett for aktiviteter og oppgaver i regi av styret eller TK.

e) Gi innspill til årsberetning for oppgaver, grupper etc..

f) Sørge for at utvalg og trenere innen ulike områder er oppdatert på klubbens lover, statuetter og relevante instrukser.

g) Sørge for at medlemsregistrering og oppfølging blir utført.

h) Godkjenne referat og årsberetning hvor det er nødvendig.

i) Vedlikeholde funksjoner, verv og tilganger i KA (Klubbadmin).

j) Være ansvarlig for løpende protokolloppdatering, herunder organisering av referatførsel og distribusjon av protokoll i etterkant av møte.

Sekretærens oppgaver:

a) Innkalle til styremøter,

f) Sørge for innkalling til årsmøtet i tråd med idrettslagets vedtekter

g) bidra til utarbeidelse av styrets årsberetning

3.4 Varamedlem roller og ansvar

Styret i klubben har faste varamedlemmer, som trer inn som fullverdig styremedlem når styret ikke er fulltallig.

a) Møterett på alle styremøter.

b) Talerett, men ikke stemmerett ved ellers fulltallig styre

c) Vara for den som har frafall, stemmerett ved ikke fulltallig styre.

d) Må sette seg inn i alle styresaker på lik linje med styremedlemmene selv

4. Signaturrett

Styret forplikter idrettslaget i fellesskap. Styrets Leder og et av styrets øvrige medlemmer har felles signaturrett, etter de begrensninger styret har besluttet i idrettslagets interne rutiner / vedtekter.

5. Innkalling til styrets møter, beslutningsdyktighet og møteplikt

Styret skal holde møte når lederen bestemmer det eller minst to av styremedlemmene forlanger det.

Det skal på første styremøte etter årsmøtet utarbeides en styremøtekalender hvor møter frem til neste årsmøte er fastlagt. Med innkallingen skal det følge en dagsorden for styremøtet, og det skal følge med dokumentasjon som gir et tilfredsstillende behandlings- og beslutningsgrunnlag for den enkelte sak på dagsorden.

Innkalling sendes ut senest 2 – to – uker før styremøtet, dokumentasjon sendes ut i forkant av møtet.

Faste saker på alle styremøter:

1. Gjennomgang og godkjennelse av protokoll fra forrige styremøte

2. Økonomistatus.

3. Orientering fra Teknisk Komite ved styrerepresentant fra utvalget

8. Innmeldte saker

9. Eventuelt

Øvrige faste årlige/ halvårlige saker:

• Handlingsplan (årlig)

• budsjettgjennomgang, kontroll og godkjenning (årlig)

Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Det skal i behandlingen av alle saker arbeides for å oppnå konsensus. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende.

Styret kan treffe vedtak uten å være samlet i møte dersom styrets leder finner at saken kan fremlegges for styremedlemmene skriftlig, elektronisk eller telefonisk.

Det enkelte styremedlem kan imidlertid kreve møtebehandling. Årsregnskap og forslag til lovendringer skal alltid behandles i møte.

Styrets medlemmer har plikt til å møte og avgi stemme hvis de ikke har gyldig forfall. Ved forfall gis beskjed til styrets leder.

Styret skal avholde minimum 6 – seks – møter årlig.

6. Inhabilitet

Et styremedlem har selvstendig plikt til å opplyse om evt. forhold som i en konkret sak kan være egnet til å stille spørsmål om vedkommende uavhengighet eller objektivitet.

Et styremedlem er inhabil hvis en sak har særlig betydning for medlemmet eller noen i dennes familie. Videre er medlemmet inhabilt når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til medlemmets upartiskhet.

Idrettslagets lover redegjør også nærmere for inhabilitet for idrettslagets representanter.

7. Forberede saker til styret

Styreleder skal forberede styremøtene, det enkelte styremedlem er ansvarlig for å forberede utvalgssaker som skal behandles av styret. Hver sak skal forberedes og fremlegges slik at styret har et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag.

8. Protokoll

Det skal føres protokoll/ referat fra styremøtene og referatet skal inneholde:

- Tid og sted for møtet

- Angivelse av møtedeltakere, fravær og ikke meldt fravær

- Saker til behandling

- Vedtak, avstemmingsresultat ved dissenser

- Oppfølgingsliste

Protokollen vedtas på orgbrain i etterkant av møtet og distribueres deretter på klubbens orgbrain side for medlemmer slik at den er tilgjengelig for alle medlemmer.

Sekretæren har ansvar for å protokollføre vedtak som gjøres over epost.

9. Evaluering av styrets arbeid

Det skal i november/ desember hvert år foretas en internevaluering av styrets arbeid og samarbeidet med utvalgene og styret.

-----

Denne styreinstruks trer i kraft fra og med dato for styrets vedtak. Styreinstruksen gjelder inntil videre. Inneværende instruks skal behandles og vedtas hvert år på første styremøte etter årsmøtet.

Selv om det ikke er et krav, kan styret velge å legge frem instruksen for årsmøtet for orientering eller godkjenning for å sikre sterkere forankring blant medlemmene, men styret har fullmakt til å vedta den selv.

Forutsetning er at styreinstruksen ikke bryter med NIFs lover eller idrettslaget vedtekter!

Denne styreinstruksen revideres årlig av det styret etter hvert Årsmøte.